Tiêu hủy tài liệu, hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ

Có thể nói, tiêu hủy tài liệu hết giá trị là nội dung cần thiết phải thực hiện trong công tác lưu trữ để loại bỏ những tài liệu thực sự hết giá trị về mọi mặt nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. Mặc dù đã có văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể của cơ quan có thẩm quyền về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị nhưng tại Lưu trữ cơ quan vẫn còn thực hiện tiêu hủy tài liệu tuỳ tiện, không thống nhất. Để Lưu trữ cơ quan tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định, các cơ quan cần lưu ý một số nội dung như sau: 

1. Xác định chính xác giá trị tài liệu trước khi tiêu hủy

Xác định chính xác giá trị tài liệu là nội dung đặc biệt quan trọng để tiêu huỷ đúng những tài liệu hết giá trị. Vì xác định giá trị tài liệu sẽ đánh giá được đúng giá trị của từng hồ sơ, tài liệu xem tài liệu đó còn giá trị lưu trữ hay đã hết giá trị. Nếu xác định không đúng giá trị của tài liệu, các cơ quan, tổ chức có thể tiêu huỷ mất những tài liệu vẫn còn giá trị hoặc phải mất rất nhiều thời gian, tiền bạc, nhân lực, cơ sở vật chất để bảo quản nhiều tài liệu không còn giá trị. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp (như tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa…) hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, cho nghiên cứu khoa học, lịch sử.

Theo quy định cần lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu  để đánh giá lại các hồ sơ, tài liệu và có văn bản ký tên xác nhận của chủ tịch hồi đồng cùng các thành viên sau khi đã đánh giá đầy đủ, chính xác.

2. Tiêu hủy

Sau khi thực hiện các thủ tục xác định giá trị tài liệu cần hủy, thì các cơ quan liên hệ cho Công ty Đông A tiến hành các thủ tục thu gom, vận chuyển xử lý hủy tài liệu.

Tùy chủng loại hàng mà sẽ có phương pháp xử lý phù hợp, đối với hàng công nghiệp thì có thể sự dụng phương pháp phá hủy - phối trộn - chôn lấp hoặc thiêu đốt đúng quy định.

Công ty ĐÔNG A chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc xử lý và tiêu hủy. Sau khi xử lý hủy hàng Công ty sẽ cung cấp các loại giấy tờ sau: Biên bản nghiệm thu thanh lý, biên bản thu gom, biên bản hủy hàng, (có đại diện các bên chứng kiến tiêu hủy giám sát, ký tên), hồ sơ thanh toán, hóa đơn VAT,...

Tại sao nên chọn ĐÔNG A?